Digitale Buchhaltung

Die Digitalisierung macht auch vor der Buchhaltung nicht halt. Was bedeutet in diesem Zusammenhang das Wort „Digitalisierung“?

Digitalisierung bedeutet hier den weitgehenden Verzicht auf den Papierbeleg im Zuge der Buchhaltungserstellung. Verarbeitet werden elektronische Belege, meistens in Form von elektronischen PDF-Dokumenten.

Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile:

• Digitalisierung ermöglicht es, zu jeder Buchung per Mausklick den dazu gehörenden Beleg sofort am Bildschirm anzeigen zu lassen. Falls zu irgend einem Zeitpunkt eine Rechnung benötigt wird, kann diese sehr leicht und rasch aufgefunden werden und es entfällt das Durchsuchen der Papierordner.

• Digitalisierung ermöglicht es, dass der Klient die Buchhaltungsbelege gar nicht mehr persönlich ins Steuerberatungsbüro bringen muss, sondern diese in digitaler Form in sicherer Weise über den Einstieg in unser BMDCOM-Klientenportal übermittelt. Der Klient erspart sich das bisher notwendige Schleppen/Transportieren von Buchhaltungsordnern in unser Büro (zur Buchhaltungs- bzw. Jahresabschlusserstellung).

• Digitalisierung ermöglicht es, dass die Buchhaltungsbelege zusätzlich auch bei uns im Büro in elektronischer Form sicher abgespeichert sind.

• Digitalisierung ermöglicht es, Zusatzdienstleistungen in Anspruch zu nehmen. Beispielsweise ist es möglich, dass zusätzlich zur Buchhaltungserstellung auch der Zahlungsverkehr (Erstellung Überweisungsträger für Eingangsrechnungen) durch unser Büro abgewickelt wird.

  Beispielsweise ist es möglich, dass Sie einen Zugang zu Ihren Buchhaltungsdaten erhalten und Saldenlisten, Offene-Postenliste, Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Kunden-/Lieferantenkonten inklusive Rechnungsdokumenten jederzeit und rund um die Uhr abfragen können.

Wie funktioniert der Ablauf einer digitalen Buchhaltung in der Praxis?

AUSGANGSRECHNUNGEN

Erstellt der Klient seine Rechnungen mit einem Fakturierungsprogramm ist es vielfach möglich, die Ausgangsrechnungen als Datensatz in eine Datei zu spielen und diese inklusive der Rechnung im PDFFormat an uns zu übermitteln.

Die Rechnungen können dann in das Buchhaltungsprogramm unter Berücksichtigung diverser Kontrollmechanismen übernommen werden. Voraussetzung ist aber eine enge Zusammenarbeit mit dem Hersteller des Fakturierungsprogrammes (Definition der Datenschnittstelle, Behandlung der Umsatzsteuer, Regelungen Anzahlungsrechnungen, etc.). Hier ist gerade im Zuge der Umstellung einiges an zusätzlicher Arbeit erforderlich, um diese Datenschnittstelle optimal einzurichten.

EINGANGSRECHNUNGEN:

Eingangsrechnungen sollten vom Lieferanten an Sie nur mehr in elektronischer Form übermittelt werden. Am besten auf eine eigene E-Mailadresse (z.B. Buchhaltung@xy.com). Diese Rechnungen müssen nicht mehr ausgedruckt werden und können in digitaler Form an uns zur Erfassung in der Buchhaltung übermittelt werden (BMDCOM – siehe oben). Eingangsrechnungen in Papierform müssen vor der Übermittlung eingescannt werden. Die elektronischen Belege werden dann bei uns nach einer Kontrolle auf Rechnungsmerkmale verbucht und mit dem Buchungssatz verknüpft.

BANKAUSZÜGE:

Bankauszüge können von uns in elektronischer Form von Ihrer Bank bezogen werden. Dieser elektronische Bankauszug wird von uns eingelesen, weiterbearbeitet bzw. kontiert und verbucht. Tippfehler beim Zahlungsbetrag bzw. Fehlersuche können so weitgehend vermieden werden.

KASSABUCH:

Hier gibt es die Möglichkeit, dass die Kassa in Form einer Excel-Tabelle geführt wird. Die Excel-Tabelle wird an uns übermittelt, nach einer Aufbereitung ins Buchhaltungsprogramm eingelesen, kontiert und verbucht.

Umstellung von herkömmlicher Buchhaltung auf digitale Buchhaltung

Damit Ihr Rechnungswesen umgestellt werden kann, müssen wir uns auch ein Bild vor Ort in Ihrem Unternehmen machen. Erst wenn die derzeitigen Abläufe kritisch analysiert wurden, können passgenaue Arbeitsabläufe vorgeschlagen werden, die Ihnen und uns die Arbeit erleichtern. Die Umstellung kostet zusätzliche Zeit und Aufwand. Das sollte aber als Investition in ein zeitgemäßes Rechnungswesen verstanden werden. Zielsetzung ist es, dass bei umfänglich gleichbleibender Buchhaltungserstellung die Kosten – bei Generierung zusätzlicher Vorteile für Sie – gehalten werden können.

Sollten Sie Interesse an der Umstellung Ihrer Buchhaltung auf Digital haben – melden Sie sich.