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Digitale Buchhaltung

Die Digitalisierung macht auch vor der Buchhaltung nicht halt. Was bedeutet in diesem Zusammenhang das Wort „Digitalisierung“?

Digitalisierung bedeutet hier den weitgehenden Verzicht auf den Papierbeleg im Zuge der Buchhaltungserstellung. Verarbeitet werden elektronische Belege, meistens in Form von elektronischen PDF-Dokumenten.

Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile:

  • Digitalisierung ermöglicht es, zu jeder Buchung per Mausklick den dazu gehörenden Beleg sofort am Bildschirm anzeigen zu lassen. Falls zu irgend einem Zeitpunkt eine Rechnung benötigt wird, kann diese sehr leicht und rasch aufgefunden werden und es entfällt das Durchsuchen der Papierordner.

  • Digitalisierung ermöglicht es, dass der Klient die Buchhaltungsbelege gar nicht mehr persönlich ins Steuerberatungsbüro bringen muss, sondern diese in digitaler Form in sicherer Weise über den Einstieg in unser BMDCOM-Klientenportal übermittelt. Der Klient erspart sich das bisher notwendige Schleppen/Transportieren von Buchhaltungsordnern in unser Büro (zur Buchhaltungs- bzw. Jahresabschlusserstellung).

  • Digitalisierung ermöglicht es, dass die Buchhaltungsbelege zusätzlich auch bei uns im Büro in elektronischer Form sicher abgespeichert sind.

  • Digitalisierung ermöglicht es, Zusatzdienstleistungen in Anspruch zu nehmen. Beispielsweise ist es möglich, dass zusätzlich zur Buchhaltungserstellung auch der Zahlungsverkehr (Erstellung Überweisungsträger für Eingangsrechnungen) durch unser Büro abgewickelt wird.

    Beispielsweise ist es möglich, dass Sie einen Zugang zu Ihren Buchhaltungsdaten erhalten und Saldenlisten, Offene-Postenliste, Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Kunden-/Lieferantenkonten inklusive Rechnungsdokumenten jederzeit und rund um die Uhr abfragen können.

Wie funktioniert der Ablauf einer digitalen Buchhaltung in der Praxis?

AUSGANGSRECHNUNGEN

Erstellt der Klient seine Rechnungen mit einem Fakturierungsprogramm ist es vielfach möglich, die Ausgangsrechnungen als Datensatz in eine Datei zu spielen und diese inklusive der Rechnung im PDFFormat an uns zu übermitteln.

Die Rechnungen können dann in das Buchhaltungsprogramm unter Berücksichtigung diverser Kontrollmechanismen übernommen werden. Voraussetzung ist aber eine enge Zusammenarbeit mit dem Hersteller des Fakturierungsprogrammes (Definition der Datenschnittstelle, Behandlung der Umsatzsteuer, Regelungen Anzahlungsrechnungen, etc.). Hier ist gerade im Zuge der Umstellung einiges an zusätzlicher Arbeit erforderlich, um diese Datenschnittstelle optimal einzurichten.

EINGANGSRECHNUNGEN:

Eingangsrechnungen sollten vom Lieferanten an Sie nur mehr in elektronischer Form übermittelt werden. Am besten auf eine eigene E-Mailadresse (z.B. Buchhaltung@xy.com). Diese Rechnungen müssen nicht mehr ausgedruckt werden und können in digitaler Form an uns zur Erfassung in der Buchhaltung übermittelt werden (BMDCOM – siehe oben). Eingangsrechnungen in Papierform müssen vor der Übermittlung eingescannt werden. Die elektronischen Belege werden dann bei uns nach einer Kontrolle auf Rechnungsmerkmale verbucht und mit dem Buchungssatz verknüpft.

BANKAUSZÜGE:

Bankauszüge können von uns in elektronischer Form von Ihrer Bank bezogen werden. Dieser elektronische Bankauszug wird von uns eingelesen, weiterbearbeitet bzw. kontiert und verbucht. Tippfehler beim Zahlungsbetrag bzw. Fehlersuche können so weitgehend vermieden werden.

KASSABUCH:

Hier gibt es die Möglichkeit, dass die Kassa in Form einer Excel-Tabelle geführt wird. Die Excel-Tabelle wird an uns übermittelt, nach einer Aufbereitung ins Buchhaltungsprogramm eingelesen, kontiert und verbucht.

Umstellung von herkömmlicher Buchhaltung auf digitale Buchhaltung

Damit Ihr Rechnungswesen umgestellt werden kann, müssen wir uns auch ein Bild vor Ort in Ihrem Unternehmen machen. Erst wenn die derzeitigen Abläufe kritisch analysiert wurden, können passgenaue Arbeitsabläufe vorgeschlagen werden, die Ihnen und uns die Arbeit erleichtern. Die Umstellung kostet zusätzliche Zeit und Aufwand. Das sollte aber als Investition in ein zeitgemäßes Rechnungswesen verstanden werden. Zielsetzung ist es, dass bei umfänglich gleichbleibender Buchhaltungserstellung die Kosten – bei Generierung zusätzlicher Vorteile für Sie – gehalten werden können.

Sollten Sie Interesse an der Umstellung Ihrer Buchhaltung auf Digital haben – melden Sie sich.

Grafik: digitaler Belgekreislauf BMD

Sie können die Seite Digitale Buchhaltung auch als PDF speichern.

Im 21. Jahrhundert bietet uns die EDV hervorragende Möglichkeiten um die Buchhaltung zu digitalisieren. So sollten, unserer Meinung nach, in der EDV vorhandene Daten nicht ausgedruckt werden und dann wieder manuell in die EDV eingegeben werden, sondern direkt über Schnittstellen von einem Programm ins nächste eingespielt werden.

TIPP: aufgrund unserer langen Erfahrung in der Digitalisierung von Buchhaltungen, empfehlen wir die Digitalisierungsschritte einzeln, im Abstand von etwa einem Monat umzusetzen.

Auf Wunsch, stellen wir Ihnen auch Dateien zur Verfügung, welche Sie in Ihr Telebanking importieren können, um folgende Zahlungen durchzuführen:

  • Umsatzsteuer an das Finanzamt
  • Lohnnebenkosten an das Finanzamt
  • Sozialversicherung an die Gebietskrankenkasse
  • Kommunalsteuer an die Gemeinde

Für Bilanzierer:

Digitalisierungsschritt 1

  • Bankauszugsverbuchungen:
    • Sie haben die Möglichkeit, uns als Ihren Steuerberater eine Bankeinsichtsberechtigung von Ihrem Firmenkonto zu geben.
    • Wir, als Ihr Steuerberater, können uns dann eine für die Buchhaltung relevante Datei von der Bank herunterladen und in diese in der Buchhaltungssoftware einspielen.

Digitalisierungsschritt 2

  • Ausgangsrechnungen:
    • Wenn Ausgangsrechnungen über eine Software erstellt werden, soll die Möglichkeit geschaffen werden, die Daten in eine CSV-Datei zu exportieren.
    • Die CSV-Datei muss eine gewisse Struktur aufweisen, darum sollte diese Struktur vorher mit uns abgesprochen werden, bevor die Exportschnittstelle eingerichtet wird.
    • Wenn die CSV-Datei (oder das Schnittstellenfile) das erforderliche Format aufweist, können wir auf diesen elektronischen Daten in unserer Buchhaltung aufsetzen.

Digitalisierungsschritt 3

  • Bankeinzüge:
    • Wenn Sie bei Ihren Kunden eine Bankeinzugsberechtigung besitzen und Ihre Forderungen mittels Bankeinzug einheben, können wir Ihnen hier monatlich eine Datei zur Verfügung stellen, welche Sie in Ihr Telebanking importieren können und somit die Einzüge automatisch durchgeführt werden.
  • Eingangsrechnungen:
    • Bei den Eingangsrechnungen empfehlen wir weiterhin die Verbuchung durch unser fachkundiges Buchhaltungspersonal, welches die korrekte Zuordnung der Rechnungen in die buchhalterischen Konten vornimmt.
    • Hierfür benötigen wir Daten wie etwa Ihre Creditor-ID, die IBAN und BIC Ihrer Kunden, Mandats-ID usw.

Für Einnahmen-Ausgaben-Rechner

Digitalisierungsschritt 1

  • Bankauszugsverbuchungen:
    • Sie haben die Möglichkeit, uns als Ihren Steuerberater eine Bankeinsichtsberechtigung von Ihrem Firmenkonto zu geben.
    • Wir, als Ihr Steuerberater, können uns dann eine für die Buchhaltung relevante Datei von der Bank herunterladen und in diese in der Buchhaltungssoftware einspielen.

Digitalisierungsschritt 2

  • Kassabuch
    • Wenn Sie Ihre Kassabewegungen bereits in der EDV (z.B. Excel) erfassen, können Sie diese Datei dem Steuerberater übermitteln, damit dieser die Daten in die Buchhaltungssoftware einspielen kann und nur noch die Belege kontrollieren muss.

Stand: 14. März 2019

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die vollständige Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Sollten Sie spezielle Fragen zu einem der Themen haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.

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